Організація зберігання документів вдома рано чи пізно потрібно будь-якій господині. За кілька десятків років життя у кожної людини накопичується велика кількість документів особистих і своїх домочадців. Коли квитанції, договору, свідоцтва про народження дітей звалені в один ящик для зберігання, знайти швидко невелике за розміром при собі посвідчення особи або СНІЛС складно. Періодично кожен замислюється, як організувати зберігання архіву.
Як організувати зберігання документів вдома
Для зберігання документів вдома можна застосовувати спеціальні полиці, висувні ящики , короба. Місткість, зовнішній вигляд пристроїв залежить від типу і кількості носіїв інформації. Щоб організувати зберігання документів, потрібно накопичений архів:
- перебрати.
- викинути неактуальне.
- розсортувати залишки.
Папки для зберігання документів купуються заздалегідь. Знадобиться кілька штук для квитанцій, свідоцтв, договорів.
Читайте також: ТУ 10.39.25-213-37676459-2018 ФРУКТИ, ЯГОДИ І ЇХ СУМІШІ СУШЕНІ ФАСОВАНІ (замість ТУ 9164- 213-37676459-2015)
Щоб навести порядок, вміст сховищ складають в одну купу і потім по одному папері ретельно вивчають. Деякі листи, розписки мають юридичну вагу навіть через кілька десятків років. Наприклад, листування з судовими приставами, про те, що колишній чоловік не сплачує аліменти дитині, зберігають. Така інформація може стати доказовою базою в подальшому.
Легко можна позбутися:
- чеків з магазинів, по закінченню терміну повернення покупки.
- повідомлень з податкової інспекції, про наближення терміну надання звітів.
- квитанції з терміном давності понад 3 років.
- застарілих гарантійних талонів, інструкцій.
Особливості конструкції
Шафа для зберігання документів використовується повсюдно, там можна розкласти важливі папери, захистити їх від пилу, бруду, води і сторонніх очей. Найчастіше їх розставляють для зберігання:
- договорів.
- каталогів.
- трудових угод.
- прайсів.
- звітів.
- зразків заповнення важливих паперів.
- платіжних документів.
- карток.
Застосування таких меблів необхідно не тільки на великих підприємствах, в невеликих організаціях повинна теж бути впорядкована система зберігання паперів. Завдяки подібним конструкціям папери не загубляться і збережуть презентабельний зовнішній вигляд на кілька років вперед. Для офісу можна використовувати меблі з металу. Такі моделі закритих шаф для документів універсальні, вони підходять для зберігання будь-якого товару. Вони часто відрізняються вогнестійкістю і низькою теплопровідністю. Вони здатні «вижити» навіть в екстремальних ситуаціях. Металева шафа може бути різним: збірним, звареним, зі скляними дверима. Але один недолік у подібних конструкцій все ж є — їх тьмяний відтінок, який підходить не всім інтер’єрів. Ще нерідко використовується скляну шафу для паперів — але з цього матеріалу зроблені лише деякі деталі — ящички або дверки. За рахунок такого матеріалу можна бачити, що знаходиться всередині. Шафа для документів зі скляними дверима виглядають дуже престижно.
Системи зберігання: ящик, папка, коробка або органайзер
Організація зберігання документів вдома починається з визначення кількості залишилися після інспекції паперів, їх призначення . У підприємця, який зареєстрував ІП на свою адресу, крім особистого архіву буде накопичено багато бухгалтерських звітів та іншої специфічної інформації.
Робочі документи слід зберігати окремо від особистих. Бажано організувати зберігання не тільки в різних папках, але і в різних ящиках і шафах.
Система зберігання документів вдома починається з класифікації носіїв інформації по їх типу. Доведеться купити папки зберігання для дому наступних видів документів:
- навчання (дипломи, сертифікати про закінчення курсів).
- робота (трудова книжка, договір з роботодавцем про наймання, довідки з центру зайнятості, подячні листи).
- будь-які правовстановлюючі папери на нерухоме майно, банківські рахунки (договору ренти, дарування, купівлі — продажу, свідоцтво про вступ у спадщину).
- сім’я (посвідчення особистості, національні та закордонні паспорти, СНІЛС, свідоцтва про народження, шлюб, розлучення).
- позики (договори з кредитними організаціями, квитанції про погашення боргу, виписки).
- покупки (чеки , гарантійні талони, інструкції).
- комунальні розрахунки (оплачені рахунки).
- Велика коробка для зберігання документів. Між встановленими файлами, встановлюють роздільники.
- Папка з файлами. Велика папка з уже встановленими файлами може замінити коробку.
- Залізний сейф або бокс для зберігання документів стане в нагоді підприємцю, який тримає у своїй квартирі фінансові звіти та інші важливі папери.
- Кейс. Невелика валізка, що закривається на ключ, підходить для транспортування цінних документів.
В одній із кімнат ви можете виділити шафу або комод, в якій одна або кілька полиць можуть бути виділені під зберігання документів будинку.
Читайте також: Парацетамол : термін придатності, умови зберігання, склад та інструкція по застосуванню
Залізна скринька, що не згорає, для зберігання документів і цінностей будинку, актуальна, якщо в ній тримають:
- папери, що підтверджують право власності.
- особисті печатки.
- великі суми готівки.
Папка для медичних аналізів, книжок, рецептів має бути виділена на кожного члени сім’ї окремо. Це прискорить пошук потрібних документів і структурує їх зберігання. Для офісних меблів важлива не тільки міцність конструкції, при виборі шаф потрібно вибирати моделі із міцним замком. Системи замикання теж відрізняються залежно від вибору матеріалу: 1. При виборі дерев’яного фасаду фасаду використовується замок з поворотним і висувним елементом. Язичок може бути подвійним або викривленим. Нерідко використовують кнопку-засувку, при першому натисканні фасад закриватиметься, при повторному – відкриватиметься. 2. При розсувному фасаді з ДСП використовують замки з поворотним та кнопковим механізмом. 3. Моделі зі скляними дверцятами обладнані личинками, що знімаються. Якщо йдеться про сейфові шафи для документів, то там застосовуються більш надійні системи замикання. Такі конструкції довговічні, не спалені і не затоплюються, використовувати їх можна не тільки для зберігання паперів, але й грошей, речей. Тобто розміщуючи речі в таких шафах, вдається захистити їх від крадіжки. Системи можуть бути такими:
- сенсорними.
- електронними.
- кодовими.
- біометричними.
- плитки.
- лінолеуму.
- обивочної тканини.
- медицина.
- побутова техніка.
- ремонт.
- дерев’яний або пластиковий ящик.
- стійки для паперів.
- сортер.
- вертикальні лотки.
- папку портфель.
- кейс, що закривається на замок.
- канцелярські конверти.
- папки на блискавці або з кнопкою.
- папери, якими користуєтеся рідко, ставте далі.
- Створіть кілька великих папок, в яких згрупуйте паперу по одному напрямку .
- Вибирайте інструменти для зберігання потрібного розміру. Дрібні документи можна зберігати по кілька штук в одному файлі.
- Постарайтеся максимально перенести документ в електронний вигляд, щоб звільнити простір.
- Проводьте ревізію свого архіву документів один або два рази на рік.
- Рекламні комунальні квитанції. Ці відомості є актуальними протягом трьох років.
- Щорічно поновлювані договору.
ul>
Зручне зберігання документів в електронному вигляді
Паспорти, свідоцтва про шлюб, розлучення, народження необхідно сканувати. У разі втрати їх буде простіше відновити за роздрукованими копіями. Скинути інформацію можна на флешку, а продублювати у хмарному сховищі, наприклад Яндекс Диску, Google Драйві або Дропбокс. Якщо накопичувач інформації вийде з ладу, відомості залишаться цілими на сервері. Посібники, які рідко потрібні, переводять у електронний вигляд. Для цього можна створити текстовий файл у ноутбуці, і туди занести повні назви, маркування всієї побутової техніки. Можна відсканувати або сфотографувати частину інструкцій.
Електронні способи зберігання дозволяють зберегти інформацію щодо будівельних матеріалів, декоративне оздоблення. У будь-який час можна відкрити файл і переглянути відомості про виробника, назву кольору, колекцію:
Швидше за все, в інтернеті вже є інструкції від вашої побутової техніки. Знайдіть її за назвою моделі. Вам не доведеться фотографувати та сканувати інструкцію самостійно.
Спосіб організації
Для швидкого пошуку потрібного документа, вам потрібно розділити їх на категорії. Не забудьте прикріпити ярлики кожної категорії або використовуйте кольорову розмітку. Класифікувати паперову інформацію можна за призначенням:
Читайте також: Цетротид ліоф-т 0.25мг N7 д/приг.р-ра д/ін +р-ль+шприц
Занадто дрібне дроблення призведе до того , що нагромадження папок ускладнюватиме пошук потрібної довідки.
Зберігання документів у кабінеті
Якщо у вас є робочий кабінет, то більш комфортно організувати зберігання документів у ньому. Ящики робочого столу та стелажі – це зручний спосіб зберігання документів вдома. Розміщуйте в них тільки важливі папери або ті, до яких потрібно швидкий доступ.
Ключові і значущі робочі документи краще зберігати в сейфі. Помістіть його в ящиках робочого столу або шафі. Панелі меблів повинні бути непрозорі.
Коробка для зберігання великої кількості документів вдома не кращий варіант. У неї паперу вкладають стопкою. Коли потрібно щось знайти, доводиться виймати повністю весь вміст перебирати поштучно. На такі маніпуляції йде багато часу. Тому для медичних брошур, рецептів, довідок потрібно використовувати органайзер для зберігання документів.
Розміри
Перш ніж приступити до вибору розміру меблів, заміряйте простір, де буде знаходитися шафа для документів. Габарити залежать від того, які в них будуть зберігатися документи. Якщо у компанії невелика документальна база, то підійде маленький горизонтальний шафа офісний з декількома полками. Якщо ж паперової тяганини багато, то варто віддати перевагу високим моделям з відкритими і закритими полицями. Важливо! При виборі шафи приділіть увагу глибині вироби — в середньому вона 60-65 сантиметрів. Але варто враховувати, що близько 10 сантиметрів займають дверки. Стандартна висота 200 сантиметрів, а ширина 130.
Інші способи організації документів і ідеї
Люди, у яких зберігається велика кількість різноманітних важливих документів, можуть придбати:
Правила розміщення
Від того, де буде встановлена шафа, залежить працездатність співробітників. Нераціонально буде поставити його біля дверей, тоді більшу частину часу співробітник буде ходити до стелажа і назад. Чим ближче він буде розташований до робочого столу, тим злагоджено буде робота. Необхідно так розставляти меблі, щоб до всіх її частин був вільний доступ. Найчастіше в кабінетах шафи розставляють уздовж стіни, використовують як перегородки для різних співробітників, якщо в офісі працює кілька людей. Якщо вільні кути, то там можна ставити кутові конструкції, щоб заощадити простір.
Важливо! Сейф для документів потрібно розташувати в кутку кабінету, щоб він був непомітним для приходять людей. Нерідко сейфи ставлять в шафах, приховуючи їх за дверцятами. Але ставити їх слід в доступності витягнутої руки, щоб співробітник міг швидко дістати потрібні документи і покласти їх назад в сейф для зберігання. Незважаючи на те, що сьогодні більшість документів зберігається в електронному форматі, офісні шафи не втрачають своєї актуальності, адже є ряд важливих документів і відомостей, які зберігаються на паперовому носії.
Правила зберігання документів вдома
Щоб у вас в документах завжди був порядок, регулярно переглядайте їх на актуальність. Швидко застарівають:
